1. SCOPO

Scopo del presente documento è normare le modalità operative per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni e delle eventuali conseguenti investigazioni, a fronte di notizie riguardanti comportamenti e pratiche illecite che possano arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, alle Società del GRUPPO JOBTECH (di seguito “le Società”). La presente procedura recepisce quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

La presente procedura intende:

• rafforzare i principi di trasparenza e responsabilità al fine di prevenire la commissione di reati, nel rispetto dei Valori delle Società;

• consentire alle Società di essere tempestivamente informate su fatti o condotte contrari ai principi etici perseguiti, al fine di un sollecito intervento, nonché di individuare e gestire possibili carenze nel sistema di controllo e di gestione dei rischi;

• fornire ai destinatari le linee guida per effettuare e gestire le segnalazioni in maniera efficace “responsabile”.

Il sistema whistleblowing è un vero e proprio strumento che l’organo direttivo delle Società adotta in ottica di prevenzione degli illeciti. L’obiettivo ultimo è di garantire che le attività operative siano svolte nel rispetto dei principi di professionalità, trasparenza e correttezza, in conformità alle Leggi e ai regolamenti applicabili, nonché nel rispetto dei principi etici di cui le Società si sono dotate.

2. DESTINATARI

I destinatari della presente Policy sono gli amministratori, i sindaci, i dirigenti e i dipendenti delle Società nonché tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, interagiscono con le Società fornendo beni o servizi o che realizzino opere, ciascuno nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.

3. DEFINIZIONI

SEGNALAZIONE (“WHISTLEBLOWING”). La comunicazione scritta o orale di informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse, nonché i tentativi di nascondere tali violazioni. La segnalazione deve essere adeguatamente circostanziata con evidenze oggettive addotte a supporto. La segnalazione può essere:

• IN BUONA FEDE. Qualsiasi segnalazione di un sospetto di cattiva condotta, a condizione che il Segnalante abbia avuto motivo di credere e abbia creduto in buona fede che le informazioni sulla violazione segnalata siano vere al momento della segnalazione, e che la segnalazione non sia stata fatta in modo falso, improprio, malizioso, o per un tornaconto personale o (altrimenti) per causare un danno ingiusto a qualsiasi persona o entità segnalata o comunque coinvolta.

• IN MALAFEDE. Qualsiasi segnalazione che, a seguito di indagini, non si qualifichi come segnalazione in buona fede.

Inoltre, la segnalazione può essere:

• INTERNA. La comunicazione, scritta o orale, è presentata tramite il canale di segnalazione interna

• ESTERNA. La comunicazione, scritta o orale, è presentata tramite il canale di segnalazione esterna

• DIVULGAZIONE PUBBLICA. Le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (stampa, mezzi elettronici)

• DENUNCIA ALL’AUTORITA’ GIUDIZIARIA O CONTABILE

Infine, le disposizioni sulle segnalazioni di violazioni non si applicano a contestazioni o rivendicazioni di carattere personale del Segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile e che attengono esclusivamente il proprio rapporto di lavoro individuale.

SEGNALANTE (“WHISTLEBLOWER”). Persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni su violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo, in qualità di Dipendente o Altra Parte Interessata, con riferimento allo stesso contesto lavorativo.

CONTESTO LAVORATIVO. Le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito del rapporto di lavoro, in qualità di lavoratori subordinati o autonomi, liberi professionisti o consulenti, volontari, tirocinanti, retribuiti o non retribuiti, azionisti, persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. Le disposizioni di tutela del Segnalante si applicano anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, durante il periodo di prova, successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso. Inoltre, le misure di protezione si applicano anche alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante e legate ad esso da stabile legame affettivo o di parentela, ai colleghi del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che con esso hanno rapporti abituali e correnti, agli enti di proprietà del Segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo.

FACILITATORE. Persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo, la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

PERSONA COINVOLTA. La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione, come persona cui la violazione è attribuita o comunque persona implicata nella violazione.

VIOLAZIONE (MISCONDUCT/ CATTIVA CONDOTTA). Qualsiasi sospetto di possibile cattiva condotta o irregolarità, o di effettiva cattiva condotta o irregolarità, che si verifichi nel contesto lavorativo delle Società e che integri reati o illeciti amministrativi, contabili o civili in uno o più dei seguenti ambiti:

• sicurezza e conformità dei prodotti

• tutela del consumatore

• sicurezza degli alimenti e benessere degli animali

• salute pubblica

• protezione dei dati personali

• sicurezza dei trasporti

• sicurezza delle reti e dei sistemi informativi

• appalti pubblici

• corruzione

• legge sulla concorrenza

• criminalità finanziaria (comprese le violazioni di interessi dell’UE)

• prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo

• violazioni in ambito fiscale

• violazioni comportamenti non inclusivi

• episodi di molestie e abusi

• episodi di mobbing

• episodi di discriminazione

• violazioni in termini di parità di genere

GESTORE DELLA SEGNALAZIONE. È il soggetto al quale è affidata la gestione vera e propria della segnalazione, dalla valutazione iniziale, alla decisione di avvio della fase di investigazione, all’effettuazione dell’investigazione e alla gestione dell’esito finale della stessa. Le Società affidano l’incarico di Gestore della Segnalazione a soggetto esterno, avente gli adeguati requisiti di competenza e imparzialità, è dotato della necessaria autonomia funzionale per svolgere quanto di competenza. Ha anche l’incarico di mantenere continuamente aggiornato il comitato PDR sugli sviluppi della valutazione della segnalazione e dell’eventuale investigazione (il cosiddetto Seguito).

SEGUITO. L’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.

RISCONTRO. Comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

CONFLITTO DI INTERESSI. Qualsiasi situazione nella quale il soggetto incaricato di investigare la segnalazione, abbia interessi personali e/o professionali in conflitto con l’imparzialità richiesta per lo svolgimento del compito, tale da non consentire una valutazione oggettiva della segnalazione. Ogni situazione di conflitto di interessi deve essere dichiarata ed evitata assegnando le verifiche a Funzioni o soggetti differenti.

RITORSIONE. Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione o della denuncia o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

4. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

Le Società incoraggiano una cultura aperta e sottolineano l'importanza che i Dipendenti e le Altre Parti Interessate sollevino qualsiasi dubbio per valutare, indagare e raccogliere ulteriori informazioni su eventuali violazioni. Ai sensi della presente Policy, un Dipendente che venga a conoscenza di una cattiva condotta può presentare una segnalazione, in forma scritta o orale, attraverso il seguente canale di comunicazione su portale web: https://jobtech.segnalazioni.net

Qualsiasi Altra Parte Interessata che venga a conoscenza di una Cattiva Condotta può presentare una segnalazione attraverso il suddetto canale di comunicazione. Ogni segnalazione deve essere supportata da informazioni rilevanti e presentata in buona fede. Non è necessario che il Segnalante abbia la certezza che si sia verificata una cattiva condotta per effettuare una segnalazione.

Il Segnalante può:

• Accedere in maniera riservata e sicura al sistema nelle seguenti modalità:

  • Modalità Riservata: registrandosi al sistema per l’invio di una segnalazione “nominativa e con gestione dell’identità riservata” (utente registrato);

  • Modalità Anonima: inviando una segnalazione senza registrazione e identificazione;

• Inserire la segnalazione, scritta o vocale, tramite una procedura intuitiva e di facile compilazione.

Per inviare una segnalazione è necessario compilare tutti i campi obbligatori, contrassegnati da un asterisco.

Dopo l'invio della segnalazione, il Segnalante visualizza a schermo un codice e una password. Può copiare e incollare i codici identificativi della segnalazione in un documento, oppure scaricare il file pdf contenente i codici. È consigliato custodire questi codici perché sono necessari per accedere alla segnalazione.

Il Gestore del Canale Interno, individuato dalle Società in un consulente esterno, trasmette entro sette giorni la segnalazione al comitato PDR, dandone contestuale notizia al Segnalante (avviso di ricevimento).

La comunicazione con il comitato PDR, avviene attraverso il seguente indirizzo di posta elettronica: whistleblowing@jobtech.com

Il Gestore del Canale Interno mantiene l’interlocuzione con il Segnalante per tutta la durata dell’iter di gestione della segnalazione, chiedendo eventuali integrazioni, e fornisce riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o comunque entro tre mesi dallo scadere dei 7 giorni sul seguito, dalla presentazione della segnalazione in merito all’esito della valutazione e dell’eventuale investigazione.

Si raccomanda il Segnalante di accedere periodicamente al Portale web per monitorare l'andamento del caso o per fornire ulteriori informazioni o chiarimenti che potrebbero essere richiesti per indagare sui fatti segnalati. Il Portale web è l’unico canale di comunicazione tra il Segnalante e il Comitato, per tramite del consulente esterno cui è affidato il ruolo di Gestore del Canale Interno La segnalazione può essere effettuata, in alternativa, in forma scritta cartacea, o in forma orale, attraverso un incontro diretto, fissato entro un termine ragionevole rispetto alla richiesta del Segnalante.

5. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI RICEVUTE

Il Gestore delle segnalazioni, ricevuta la segnalazione, valuta se procedere o meno con la fase di investigazione, verificando quanto segue:

• se la segnalazione è sufficientemente circostanziata sulla base degli elementi oggettivi e delle evidenze forniti dal Segnalante

• se la segnalazione è in buona fede

• se la segnalazione rileva ai fini del sistema whistleblowing, in quanto:

  • non si tratta di una segnalazione di carattere personale del Segnalante, né riguarda esclusivamente il rapporto di lavoro individuale dello stesso

  • la segnalazione riguarda una violazione acquisita nell’ambito del contesto lavorativo, in qualità di Dipendente o di Altra Parte Interessata

Nel caso in cui si dovesse ritenere la segnalazione non rilevante o non sufficientemente circostanziata per avviare verifiche, il gestore delle segnalazioni provvede ad archiviare la stessa dandone comunicazione.

Nel caso in cui al termine delle investigazioni non siano emersi elementi tali da confermare la fondatezza di quanto riportato nella segnalazione, il gestore della segnalazione procede con l’archiviazione del caso, dandone informativa al comitato PDR, nonché ai Founder all’interno della propria relazione periodica.

Nella relazione periodica ai Founder di cui sopra, anonimizzata e di carattere meramente informativo, sono comunque riportati tutti i casi archiviati ed anche eventuali spunti di miglioramento relativi alla gestione dei processi aziendali che possono essere emersi dalle verifiche sulle segnalazioni.

Fatto salvo quanto sopra, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento sopracitato, il gestore delle segnalazioni, dovrà fornire riscontro al Segnalante circa l’esito della segnalazione. Laddove la complessità del caso e la raccolta delle informazioni dovessero richiedere una cornice maggiore di tempo del previsto, il gestore delle segnalazioni fornirà, allo scadere dei tre mesi di cui sopra, riscontro, riportando:

• lo stato di avanzamento delle investigazioni;

• le motivazioni del protrarsi dell’investigazione oltre i tre mesi;

• una data di presunta risoluzione dell’investigazione in corso.

6. DIVIETO DI RITORSIONE

È vietata qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di chi effettui la segnalazione. Coloro che dovessero porre in essere atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del Segnalante sono soggetti ai provvedimenti disciplinari previsti e consentiti in relazione alla tipologia contrattuale adottata ed alla relativa disciplina legale o contrattuale applicabile, ivi compresa la denuncia presso le competenti Autorità Giudiziarie.

Il divieto di ritorsione è esteso anche ai soggetti connessi al segnalante quali facilitatori, familiari del segnalante e enti giuridici connessi al segnalante.

Sono configurabili come ritorsioni le seguenti condotte:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;

• la retrocessione di grado o la mancata promozione;

• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;

• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;

• le note di merito negative o le referenze negative;

• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;

• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore abbia una legittima aspettativa a detta conversione;

• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

Un Dipendente o un'Altra Parte Interessata che ritenga di aver subito ritorsioni a causa dello status di Whistleblower, o a causa della partecipazione all'indagine di una Segnalazione, è incoraggiato a segnalare immediatamente tale comportamento per consentire alle Società di adottare misure appropriate.

7. RISERVATEZZA E TUTELA DEI DATI PERSONALI

Le Società assicurano il trattamento confidenziale di qualsiasi Segnalazione ai sensi della presente Policy, al fine di consentire un'indagine adeguata e di rispettare le leggi sulla privacy applicabili. Le Società garantiscono la riservatezza dell'identità del Whistleblower e di qualsiasi terzo menzionato nella segnalazione, impedendone l'accesso a personale non autorizzato.

Nella misura in cui è noto, il nome del Segnalante, e qualsiasi informazione da cui può evincersi la sua identità, non sarà divulgato ad altri all'interno o all'esterno delle Società, a meno che il Segnalante non fornisca il proprio consenso scritto o le Società siano tenute a farlo per adempiere a un obbligo legale o normativo.

Il Whistleblower ha il diritto di negare o ritirare il proprio consenso in qualsiasi momento e deve essere informato di questo diritto prima di dare il consenso. Le informazioni ricevute saranno condivise all'interno o all'esterno delle Società solo se e nella misura in cui ciò sia necessario per gestire in modo appropriato la Segnalazione e le questioni in essa sollevate, o se acconsentito dal Whistleblower, a seconda dei casi.

La piattaforma messa a disposizione dalle Società consente agli utenti di inviare una segnalazione in totale riservatezza.

Le informazioni inserite nel sistema sono protette da cifratura e visualizzabili solo da chi invia la segnalazione e dal Gestore del Canale Interno.

Nessun altro soggetto non autorizzato può accedere ai contenuti o sapere che è stata inviata una segnalazione. Anche se si compilano i campi Nome e Cognome, la segnalazione viene inviata al Comitato in maniera anonima: all’interno della segnalazione non è presente il nome del Segnalante.

Qualora, al solo fine di dare adeguato seguito alla segnalazione ricevuta, il Comitato ritenesse necessario associare la segnalazione al nome dell’utente che l’ha inviata, questo potrà accedere alle generalità del Segnalante, notificando allo stesso l’accesso al suo nome, insieme alla motivazione.

Se non si compilano i campi Nome e Cognome la segnalazione è completamente anonima e nessuno potrà risalire all'identità del Segnalante. Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. Inoltre, ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (cd. GDPR). I dati personali manifestamente non utili al trattamento della specifica segnalazione non sono raccolti e, se accidentalmente raccolti, sono cancellati immediatamente. Le segnalazioni, e la relativa documentazione, sono conservate per il tempo necessario al trattamento e comunque non oltre i cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

8. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA

Ferma restando la priorità del canale di segnalazione interna, il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna tramite il canale istituito dall’Autorità Nazione Anticorruzione (“ANAC”): https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Si precisa che il ricorso al canale di segnalazione esterna istituito nel sito dell’ANAC può avvenire solo se:

• il canale di segnalazione interna indicato nella presente procedura non risulti attivo;

• il segnalante ha già effettuato una segnalazione al canale indicato nella procedura e la stessa non ha avuto seguito;

• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna tramite il canale previsto dalla presente procedura, alla stessa non verrebbe dato seguito ovvero la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione da segnalare possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

Per l’utilizzo di tale canale di segnalazione esterna o per il ricorso alla divulgazione pubblica si prega di fare riferimento alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC.

9. COMUNICAZIONE DELLA POLICY WHISTLEBLOWING

Il Comitato Whistleblowing aziendale mette a disposizione informazioni chiare, istruzioni operative e presupposti per effettuare le segnalazioni usando il canale interno ovvero esterno, con le seguenti modalità finalizzate a fornire adeguata visibilità:

• Esposizione nelle bacheche aziendali

• Pubblicazione nel sito intranet aziendale

• Pubblicando la policy nel sito web